Encomenda retida na Alfândega: guia prático e modelos de contato

Passo a passo, documentos exigidos, prazos e como agir com transportadora e Receita Federal para liberar sua mercadoria.

Causas mais comuns, prazos e como liberar itens retidos na alfândega

Atualizado: 30 de outubro de 2025 — Conteúdo técnico, voltado a consumidores e pequenos importadores

Causas mais comuns de retenção

Quando uma encomenda chega ao Brasil e é submetida à fiscalização aduaneira, a retenção pode ocorrer por motivos administrativos, fiscais ou de conformidade. Entender a causa é o primeiro passo para agir com eficácia.

1. Documentação incompleta

Ausência de nota fiscal, fatura comercial ou dados do remetente/consignatário podem impedir a liberação.

2. Classificação tarifária

Erro na NCM/descrição do produto pode gerar divergência no cálculo de impostos.

3. Tributos não declarados

Impostos e taxas não pagos ou mal calculados (II, IPI, PIS/COFINS e ICMS conforme UF).

4. Amostras e proibições

Produtos sujeitos a autorização especial (ANVISA, MAPA, IBAMA) ou proibidos sem licença.

Documentos e informações que aceleram a liberação

Reúna com antecedência os documentos abaixo. Em muitos casos, a ausência de um único documento é suficiente para estender o tempo de retenção.

  • Fatura comercial (commercial invoice) com valor correto e descrição detalhada
  • Conhecimento de embarque (AWB / BL) e comprovante de postagem
  • Comprovante de pagamento (quando aplicável) e histórico de ordem de compra
  • Documentos específicos: licença ANVISA, Anexo MAPA, certificado de conformidade
  • Procuração para representante aduaneiro (se houver despachante)

Passo a passo prático para resolver retenção

  1. Verifique o rastreamento e o aviso: identifique se a retenção foi pela transportadora ou Receita.
  2. Contato inicial com a transportadora: solicite o motivo oficial, o documento que originou a retenção e prazo previsto.
  3. Reúna documentação: envie eletronicamente os arquivos solicitados (PDF/JPG legível).
  4. Calcule tributos: confirme valores cobrados ou peça que a transportadora explique o cálculo detalhado.
  5. Contrate despachante aduaneiro (se necessário): um profissional reduz erros de classificação e tramitação.
  6. Apresente defesa/recursos: quando houver erro técnico, protocole recurso com documentação comprobatória.
  7. Acompanhe prazos: mantenha registro de protocolos e prazos de resposta.

Modelos práticos (use como base ao contatar transportadora ou Receita)

Modelo: e-mail para transportadora 
Assunto: Solicitação de informações sobre retenção - AWB: [COLOQUE_AQUI]

Prezados,

Meu nome é [NOME], CPF/CNPJ [XXX], referente ao AWB [NUMERO]. Recebi notificação de retenção em [DATA]. Solicito, por favor:
1) Documento que originou a retenção (código interno/protocolo).
2) Listagem dos documentos faltantes.
3) Cálculo detalhado de tributos/taxas.
4) Prazo estimado para liberação.

Aguardo retorno urgente para providenciarmos os documentos necessários.

Atenciosamente,
[NOME]
Modelo: solicitação de recurso técnico (quando houver erro de classificação) 
Assunto: Recurso técnico - Classificação tarifária - AWB [NUMERO]

Prezados,

Identificamos divergência na classificação tarifária (NCM) aplicada ao item [DESCRIÇÃO]. Anexamos:
- Fatura comercial
- Fotos do produto
- Especificação técnica / manual
Solicitamos a reavaliação da classificação e a correção do cálculo de tributos.

Atenciosamente,
[NOME]

Perguntas frequentes (FAQ)

Quanto tempo demora para liberar uma encomenda retida?
Depende do motivo. Retenções simples por documentação normalmente levam 3–15 dias úteis; casos que exigem licença ou recurso técnico podem levar semanas.
Posso solicitar devolução do produto ao remetente?
Sim — em muitos casos a devolução é possível, mas verifique custos de armazenagem e transporte. Comunicar-se rapidamente à transportadora é essencial.
Preciso pagar taxas antes de apresentar recurso?
Na maioria das situações, a transportadora exige que os tributos sejam provisionados para retirada; o recurso técnico pode ocorrer em paralelo, dependendo do fluxo do operador.
Como escolher um despachante aduaneiro?
Procure referências, verifique inscrição na ANTAQ/receita local (quando aplicável), e peça exemplos de casos semelhantes resolvidos.

Observações importantes

Este guia é informativo. Procedimentos exatos e prazos variam por transportadora, porto/terminal e natureza do produto. Em casos de complexidade (produtos regulados, alto valor ou volume), considere contratar assistência de despachante aduaneiro para evitar novos erros processuais.